Todos estamos sujeitos a errar, por mais que uma tarefa se repita. Com a emissão de notas não é diferente. Afinal, são muitos números, códigos e especificações técnicas que devem ser atendidas. Na correria diária, é perfeitamente possível ocorrer algum tipo de distração que leve ao preenchimento errado de uma nota.

Os motivos que podem levar ao cancelamento da nota são variados. Entre os mais comuns, destacam-se possíveis erros de digitação de CNPJ, troca ou erro de digitação no nome do fornecedor, falhas nos cálculos que geram valores errados ou simplesmente a desistência do negócio.

Independentemente da causa que leva à necessidade do cancelamento, o principal é saber se é possível cancelar - dentro das condições permitidas, é claro.

No geral, para que o cancelamento seja possível, exige-se apenas que o Fisco tenha autorizado a emissão e que a mercadoria não tenha sido enviada. Em termos um pouco mais técnicos, as condições a serem atendidas são:

• O Fisco precisa ter gerado o protocolo "Autorização de Uso"
• O cancelamento só é válido se for registrado antes da saída da mercadoria do estabelecimento. Ou seja, o fato gerador não pode ter sido consumado
• Por sua vez, o destinatário não pode ter realizado a Ciência da Emissão, etapa que precede o download do arquivo XML da NF-e
• Se todas essas condições forem satisfeitas, após a autorização, o emitente terá um prazo de 24 horas para efetivar o cancelamento. Mas deve-se ter muita atenção, já que cada estado tem autonomia para estipular prazos distintos.
• De acordo com o Ajuste Sinief 12/12, o Conselho Nacional de Política Fazendária, o prazo de 24 horas foi estipulado com o intuito de evitar o cancelamento de notas após a circulação de mercadorias.

Se assim fosse, muitos problemas seriam causados, tanto para emissor quanto para destinatário da nota. Isso tudo sem considerar os contratempos gerados para o próprio Fisco. De qualquer forma, o mais indicado é saber com o seu contador sobre o prazo determinado em seu estado.

Destinatário não pode realizar a Ciência da Emissão

Também deve-se ter muita atenção em relação à parte que cabe ao destinatário da nota. Se a Ciência da Emissão já tiver sido feita, significa que o destinatário tomou conhecimento do envio do documento fiscal.

Ou seja, o cancelamento não é mais possível nesses casos. O que resta como solução, então, é apenas a devolução da nota fiscal eletrônica, para que os efeitos da transação sejam anulados. Esse procedimento também precisa ser autorizado pelo Fisco.

Multa por cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas

Caso já tenha passado o prazo de 24 horas após a emissão da nota fiscal eletrônica, isso significa que o cancelamento não é mais permitido - ao menos não sem a aplicação de penalidade. O que ocorre, nesse caso, é que o procedimento é passível de multa por parte da Receita Federal.

Essa regra vale para todo o país. O que varia de um estado para outro é como as inevitáveis penalidades são aplicadas. Em geral, o valor da multa equivale a 1,5% do valor total da transação cancelada.

Há estados que determinam limite máximo para cancelamento, como em São Paulo, onde a NF-e pode ser cancelada em, no máximo, 480 horas. Isso não altera a multa prevista, caso não seja respeitado o prazo de 24 horas.

Por outro lado, há estados em que o cancelamento não pode ser feito em hipótese alguma, caso não seja respeitado o período de 24 horas. Nessa situação, a solução é fazer a anulação da nota fiscal, devendo o emissor arcar com todas as sanções previstas em lei.

Se for esse o caso, para que a anulação seja concretizada, deverá ser emitida uma nota de devolução por parte do destinatário, ou uma nota fiscal de entrada por parte do emissor. Em ambos os casos, o Fisco é igualmente notificado sobre o retorno da mercadoria para a empresa que a enviou e precisa autorizar o documento fiscal.

Como é feito o cancelamento de nota fiscal eletrônica fora do prazo

Agora, vamos ao passo a passo do cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas. Na verdade, o procedimento que você vai ver abaixo é o que cancela o documento ainda dentro do prazo. As etapas não mudam, mas é preciso checar com so contador se o seu estado permite essa operação.

Uma vez que você esteja seguro em relação a todas as exigências que devem ser atendidas para fazer o cancelamento de NF-e, é hora de acessar o software emissor utilizado pela sua empresa e proceder com o cancelamento.

Vamos tomar como exemplo o emissor de notas Conta Azul. Todo o cancelamento pode ser feito seguindo apenas quatro etapas:

• Acesse o menu Vendas e, em seguida, Emitir NF-e
• Veja no sistema a lista de notas emitidas
• Encontre a NF-e desejada, passe o mouse sobre ela e veja que aparecerá a opção Cancelar Nota Fiscal Eletrônica entre o número do documento e o arquivo XML
• Clique sobre a opção e o cancelamento será realizado dentro das regras estabelecidas.
• Mesmo em outros sistemas utilizados para emitir notas, o procedimento para cancelar varia pouco. O mais importante é certificar-se de que as exigências para o cancelamento estejam plenamente atendidas.

O cancelamento da NF-e tem sua autenticidade validada pelo certificado digital. Trata-se da assinatura eletrônica que segue na nota, homologada junto à Receita Federal por intermédio do ICP-Brasil, a autoridade certificadora reconhecida oficialmente.

No site da Sefaz, é possível, ainda, consultar o status da nota cancelada. Da mesma forma que a NF-e inutilizada, ela deve ser escriturada, mas sem o registro de valores em dinheiro, como ocorre no caso de notas validadas.

Cancele logo e não dê bobeira

Como você viu neste artigo, não existe uma resposta única em todo o Brasil quanto ao procedimento de cancelamento da nota fiscal eletrônica após 24 horas. Há estados que são mais rigorosos quanto às regras do que outros. Só há uma forma de evitar prejuízos: encaminhar o cancelamento dentro do prazo.

Se você é um dono de negócio atento e tem o apoio de um contador de confiança, saberá agir rápido para identificar a necessidade de cancelar o documento fiscal. Fazer isso dentro das 24 horas é a solução menos traumática e também menos onerosa, já que assim você escapa de uma multa.