A partir de 1º de janeiro de 2017, as empresas com mais de três empregados tributadas pelo Simples Nacional serão obrigadas a ter certificado digital para enviarem informações trabalhistas e previdenciárias à Receita Federal. 

Apesar do prazo apertado, cerca de 50% dos 300 mil pequenos negócios que possuem entre 3 e 5 funcionários ainda não se adequaram à nova exigência do fisco. A informação é da empresa especializada em certificação digital, Soluti.

Para especialistas ouvidos pelo DCI, a chance dessas empresas se regularizarem até daqui a três semanas é pequena, tendo em vista os recessos de final de ano. Por conta disso, muitas delas devem ser notificadas pelo fisco a partir do mês que vem.

Apesar da possibilidade de notificação, o gerente comercial da Soluti, Julio Cesar Mendes, explica que os pequenos negócios não serão punidos por não adotarem a assinatura eletrônica. Estes somente pagarão multas após a sua regularização junto aos órgãos competentes, com base nos meses em que os atrasos ocorreram. "As empresas que não tiverem certificado digital não irão conseguir enviar informações trabalhistas e previdenciárias para a Receita, o que significa que o recolhimento tributário não vai ocorrer", comenta. 

"Porém, elas [as empresas] não sofrerão nenhuma penalidade por não adotarem o certificado, mas quando forem se regularizar terão que pagar multa. Se por dois meses a empresa não informou a sua folha salarial, ela terá que pagar a multa referente aos dois meses que não enviou", explica o especialista. 

Mendes alerta que os escritórios de contabilidade costumam entrar em recesso na segunda quinzena de dezembro, o que leva a crer que o ano de 2017 deve começar com metade das empresas irregulares. 

Até antes do dia 1º de janeiro de 2017, as empresas podem enviar dados fiscais para a Receita por meio do preenchimento de guias eletrônicas disponíveis na internet. Contudo, na virada do ano, isso não será mais permitido, esclarece o especialista do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), João Alfredo. 

Assim como Mendes, ele reforça que o cenário mais provável é que as empresas não consigam se regularizar até janeiro. "Com certeza as empresas sem certificado digital serão notificadas pela Receita no início do ano. O fisco tem pressionado os negócios por 24 horas e os contadores por 48 horas", alerta o especialista. 

Custos 

Mendes, da Soluti, conta que um certificado digital possui um custo a partir de R$ 210. Já Alfredo diz que o documento digital pode chegar a R$ 400. O especialista da Soluti considera que o preço não tem impacto negativo no orçamento das empresas, uma vez que se trata de um investimento para reduzir custos operacionais. 

"O certificado permite que a empresa preste todas as informações obrigatórias de forma simples e rápida, por meio de assinatura digital, reduzindo o tempo de processos", diz. Alfredo acrescenta que o processo de implementação de uma assinatura digital demora, em média, em três dias. 

Por considerar um processo simples, Mendes diz que o fato da maioria das empresas não ter adotado a assinatura está mais em um problema de cultura do que financeiro. Para ele, os pequenos têm resistência a mudanças. 

O certificado digital é uma assinatura com validade jurídica que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindo que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar. A partir desse documento, órgãos públicos, como a Receita, a Previdência Social ou o Ministério do Trabalho, conseguem garantir a autenticidade das transações realizadas por uma determinada empresa. 

Algumas das obrigações que serão exigidas por meio de certificado digital são a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e Informações à Previdência Social (GFIP), ou de declarações relativas à Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).