A Receita Federal reconheceu o reembolso de gastos com home office como verba indenizatória, assim o trabalhador não precisa declarar o valor recebido no Imposto de Renda e contribuir sobre esta verba ao INSS. Não há um valor ou porcentagem fixos de ressarcimento, mas deverá obrigatoriamente ser comprovado.

"Os valores pagos para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica, em decorrência da prestação de serviços no regime de teletrabalho, não devem ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias. Contudo, o beneficiário deve comprová-los, mediante documentação hábil e idônea", afirma norma da Receita publicada no dia 19 deste mês.

A orientação é resposta à consulta de uma fabricante de refrigerantes e refrescos que adotou o regime integral de home office para alguns dos seus setores e questionava como deveria declarar ao Fisco os valores de ajuda de custo mensal.

Segundo o auditor-fiscal Amilson Melo Santos, que respondeu ao questionamento, a legislação diz que a ajuda de custo busca ressarcir despesas decorrentes do teletrabalho e deixa de ser paga caso o funcionário volte a trabalhar presencialmente.

Quando a prestação de serviços por home office for necessária para a atividade da empresa e a manutenção da fonte produtora, a ajuda de custo pode ser considerada dedutível para a empresa na determinação do lucro real, desde que comprovada.

"É preciso comprovar porque houve o ressarcimento, não do ponto de vista trabalhista, mas fiscal. O Fisco tem outra legislação e, por regra que, todo pagamento feito ao empregado é verba remuneratória e portanto incide IR e INSS", afirma a advogada Priscila Arraes Reino.

Se o pagamento não for documentado e apresentado à Receita Federal, o empregador poderá ser multado.

"Provavelmente, a Receita vai verificar que apesar de o pagamento ter sido de R$ 5.000, por exemplo, a empresa só fez recolhimento de INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte sobre R$ 4.000 porque o restante seria internet e energia. Só que a Receita só aceitará isso se a empresa tiver a documentação comprovando essa ajuda", diz Priscila.

Para Glauco Marchezin, consultor trabalhista da IOB, essa solução confirmou o que veio com a reforma trabalhista de 2017, que trouxe regras para o contrato do teletrabalho, como o acordo entre empresa e empregado estabelecendo as condições de como esses valores serão reembolsados.

"Isso aumentou muito durante a pandemia, e alguns sindicatos até já estabeleceram critérios", afirma

A comprovação do gasto com luz e internet para trabalhar pode ser feita com o envio de cópia das faturas ou boletos pagos. "O empregado pode escanear a cobrança, e a empresa assume um percentual do valor total, pois há nessas contas despesas da casa", diz Marchezin.