Um dos gargalos da gestão do passivo trabalhista nas empresas é a organização da documentação dos ex-funcionários e atuais.

Milhares de reais são pagos anualmente em indenizações porque empresas não conseguem apresentar documentos dos funcionários em uma ação trabalhista. 

A solução é digitalizar documentos. Mas por quê?

A área de Recursos Humanos é a responsável pela gestão dos documentos. É o setor que guarda, controla, organiza e acessa a documentação dos funcionários, como formulário CAT, justificativas de ausência de trabalho, folhas de ponto, PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), fichas de EPI (Equipamento de Proteção Individual), entre outros. 

Em geral, a maior parte das empresas guarda esses documentos em um arquivo-morto ou os destina a uma empresa terceira, que se responsabiliza pela gestão da papelada.

Agora imagine, por exemplo, um funcionário que precise assinar, todo mês, uma ficha de EPI. Somente ele, em cinco anos de trabalho, irá gerar 60 fichas. Agora pense no tamanho do problema em uma empresa com 10 mil empregados!

Em meio a esta enorme papelada, o RH não tem tempo suficiente, em muitos casos, para juntar os documentos pedidos em uma ação judicial. Isso leva à perda do caso na justiça e em prejuízo para a empresa, que arca com o passivo trabalhista.

Digitalizar documentos é a saída que se apresenta às corporações. Embora a guarda física de documentos ainda seja uma exigência legal, a digitalização contribui muito para a melhor organização e controle da documentação e, sobretudo, para um mais rápido acesso aos arquivos dos funcionários, em caso de necessidade.

Hoje, a justiça aceita que se junte aos processos trabalhistas os documentos digitalizados das fichas de EPI, PPP, PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), folhas de ponto, entre outros.

Respondendo, portanto, à pergunta do título: sim, digitalizar documentos reduz o passivo trabalhista nas organizações. Empresas com um sistema eficiente, que organize documentos digitais e facilite o acesso a eles, estão menos suscetíveis a perder prazos e não apresentar documentos solicitados em uma ação judicial.

Infelizmente, a realidade do mercado está muito distante deste ideal, para infelicidade do RH, que segue sobrecarregado na sua difícil função de controlar adequadamente a documentação dos ex-funcionários e atuais.