Você sabe que é essencial acertar o controle financeiro no varejo. No comércio, a concorrência é alta, os erros custam caro e descuidos com gastos e receitas podem ser fatais.

Na verdade, assumir o controle das finanças significa envolver-se com a gestão no negócio de uma forma ampla. Quem não cuida do estoque, por exemplo, principalmente na parte logística, acaba pagando por fretes mais altos, quebra operacional e até a ruptura.

No entanto, conforme veremos ao longo deste artigo, o controle das finanças é o ponto de partida para que as vendas caminhem adequadamente. Portanto, assim que os números forem ajustados, haverá mais negócios, maior retençao de clientes e um fim de mês mais tranquilo.

4 erros de controle financeiro no varejo

A seguir, vamos destacar alguns dos erros mais comuns, principalmente entre varejistas de pequeno porte ou que estão dando seus primeiros passos na empresa. Fique atento para evitá-los.

1. Não separar contas pessoais das da empresa

Misturar contas pessoais com as da empresa e até não estipular um valor a título de pró-labore é um erro recorrente no varejo brasileiro. Um estudo indica que essa é uma prática comum em micro e pequenos empreendimentos familiares, em que o pouco conhecimento sobre gestão faz com que essa prática nociva se perpetue.

Mesmo em empreendimentos não familiares, o uso do caixa da loja como se fosse o caixa eletrônico particular é comum. A armadilha nesse hábito encontra-se nos seus efeitos deletérios só percebidos em longo prazo. Uma retiradinha aqui, outra ali, e com o tempo uma bola de neve em rombos no orçamento vai se formando.

Para piorar, empresários que mantêm esse costume, geralmente, não se comunicam como deveriam com seus contadores. Por sua vez, os profissionais de contabilidade acabam dando um jeito de camuflar os “saques” nos registros contábeis, e assim o ciclo vicioso vai se perpetuando. E se não há um contador é ainda pior, já que aumenta o risco de não cumprimento das obrigações fiscais.

A solução para esse problema pode estar na tecnologia. Um software de gestão, por exemplo, é útil para tornar visíveis as contas, destacando o que é custo, despesa e o que deve ser reservado para retirada.

2. Deixar de registrar as operações

A falta de registros sobre as contas é um outro problema que caracteriza a falta de controle financeiro no varejo. O registro de todas as operações financeiras é fundamental para saber com maior clareza sobre pontos em que o negócio esteja precisando melhorar. Um simples registro de um pedido junto a um fornecedor, por exemplo, obriga sua empresa a monitorar o tempo que esse pedido leva para ser entregue.

Assim pode ser feito com todas as outras áreas da empresa, afinal todo negócio exige um capital de giro para ser conduzido. Quando as finanças estão controladas, significa que o negócio como um todo consegue se sustentar, o que evita pedidos de empréstimos e financiamentos desnecessários para cobrir custos operacionais.

Na falta de um financeiro, o próprio gestor precisa se envolver no registro de operações, desde que saiba usar planilhas em nível básico. Comece de forma simples, registrando diariamente o que entra e o que sai, faça um somatório a cada dia, reúna os números e os compile semanalmente, verifique rotineiramente o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e confira se você está no lucro ou prejuízo. Os próprios números, com o tempo, lhe dirão o que pode ser feito para melhorar.

3. Abandonar o controle de estoque

Um ponto crítico em empresas varejistas é o controle de estoque. Um estudo do Sebrae com entidades de classe revelou que a ruptura de estoque, junto à quebra operacional, é a maior fonte de perdas no varejo brasileiro.

Por diversos aspectos, o estoque é o ponto mais sensível no comércio, primeiro, porque dele depende a reposição de mercadorias em gôndolas e prateleiras. Não menos importante, o estoque funciona como uma espécie de termômetro que indica se o ritmo das vendas está sendo suficiente para garantir o custeio do negócio e sua consequente lucratividade.

A forma mais simples de ter o estoque nas mãos é saber quais são as mercadorias com mais giro e aquelas que demoram mais a sair. Já falamos aqui sobre ferramentas como o inventário de estoque e o conceito PEPS, em que o primeiro produto a entrar no estoque deve ser o primeiro a sair.

Com esse mecanismo de controle, você minimiza a ruptura, ao mesmo tempo em que evita a perda de receitas por fazer pedidos junto a fornecedores de itens que não tem muita saída. Também é útil para evitar a quebra operacional por perda de validade de produtos, o que é sempre uma preocupação para varejistas que vendem alimentos.

4. Negligenciar o controle do fluxo de caixa

Se estamos falando de controle das finanças, nada mais apropriado do que dedicar especial atenção ao ponto central das movimentações de recursos, o caixa. Na verdade, embora o caixa em si, aquele onde fica a máquina registradora, seja o alvo principal, podemos incluir também as contas bancárias da empresa. Todo local para onde convergem recursos e de onde eles saiam pode ser considerado como parte do caixa.

A atenção maior dada ao caixa físico dentro de uma loja se explica por outro importante componente no processo de vendas, a frente de caixa. Afinal, é na hora de pagar pelas suas compras que o cliente precisa receber a maior atenção possível, ao mesmo tempo em que toda a retaguarda composta por bancos, impostos, setor de compras e fornecedores deve ser coberta.

Para manter um controle rigoroso da movimentação financeira, ou seja, do fluxo de caixa, novamente, é indicada a utilização de um software que contemple essa função essencial.

Outro aspecto a ser destacado é que o fluxo de caixa gera receitas que não são recebidas imediatamente. Esse saldo a receber, se não for corretamente lançado, pode gerar confusão, criando o entendimento de que a empresa dispõe de valores que ainda não foram recebidos.

Como ajustar o controle financeiro no varejo

Gerenciar as contas a pagar e receber implica comprometimento. Entretanto, nem sempre o empresário brasileiro, sempre envolvido com muitas responsabilidades, consegue enxergar com clareza o que precisa fazer para que os negócios caminhem sem sustos.

Para facilitar esse controle, dois aliados podem ser acionados: o contador e a automatização de processos.

O profissional de contabilidade tem grande familiaridade com temas financeiros e tributários e pode ajudá-lo a destrinchar os nós contábeis e o emaranhado de números que precisam ser ajustados para que as contas façam sentido. Por isso, mantenha um canal aberto com o contador e peça auxílio para que ele possa oferecer uma visão estratégica do controle financeiro de sua empresa. Já a automatização passa pela adoção de um software de gestão e finanças.