Como você sabe, controlar todas as diferentes áreas do negócio não é tarefa fácil. Vendas, receitas, despesas, estoque, fluxo de caixa, conciliação bancária… São muitos processos, muitos números e poucas mãos para dar conta de tudo.

Então, se você faz os gerenciamentos da empresa no papel, e-mail ou planilha, já passou da hora de adquirir uma plataforma que esteja de acordo com as melhores e mais modernas práticas de gestão. A boa notícia é que o mercado está cheio de soluções, e você só precisa escolher a alternativa mais adequada ao seu negócio.

Mas como saber se o ERP é ideal para você? É simples: o sistema traz vantagens para qualquer empreendimento. Por isso, pequenas, médias e grandes empresas podem se beneficiar dele, independente do segmento em que atuam no mercado.

Ao recorrer a uma solução como essa, é possível crescer de maneira ordenada e com menos riscos. Afinal, a gestão e a rotina da empresa tornam-se muito mais eficientes.

Quer implementar um sistema ERP na sua empresa, mas esse assunto ainda é nebuloso para você? Calma! Neste artigo, você vai compreender o que é a solução, como ela pode beneficiar o seu negócio e o que avaliar na hora de escolher a ferramenta ideal. Siga com a leitura e descubra!

Sistema ERP: o que é e como pode ajudar

Hoje quase ninguém controla as vendas, receitas, despesas, estoque e outros dados e processos de uma empresa no caderninho. Quem o faz é porque ainda não entendeu como os meios digitais podem facilitar a rotina, diminuindo o tempo gasto com controles financeiros e aumentando a eficiência do negócio.

E trazer esses benefícios é justamente a proposta do ERP, sigla para Enterprise Resource Planning. Traduzindo, significa Planejamento de Recursos Corporativos. Trata-se de um software que integra todas as soluções digitais de gestão em uma única plataforma.

Com um sistema ERP, é possível agregar todas operações da empresa, eliminando a necessidade de utilizar softwares separados para cada processo. Assim, você cataloga diferentes dados em um único local, desde o registro de clientes e funcionários ao pagamento de salários e impostos.

Então, fica mais fácil fazer a comunicação entre as diferentes áreas da empresa. Recursos humanos, contabilidade, vendas e marketing, por exemplo, têm acesso aos dados registrados na plataforma, aprimorando o fluxo de informações.

Isso porque o sistema é dividido em módulos diferentes. Cada um é destinado a um processo específico, funcionando, portanto, para uma das áreas da empresa.

Também vale mencionar que a solução pode funcionar a partir de um servidor dentro da própria empresa, da armazenagem na nuvem ou, então, de uma combinação desses modelos.

A armazenagem na nuvem é, aliás, uma tendência. Em um artigo para a revista Forbes, Juan Perez-Etchegoyen diz que há cada vez mais empresas migrando os sistemas para a nuvem, uma vez que agora elas possuem mais ferramentas focadas em segurança da informação. Assim, mantêm uma relação de confiança com os provedores do serviço.

Além disso, o sistema ERP pode ser um programa completo, que abrange tudo, ou um ambiente desenvolvido para integrar outros softwares.

Aqui estamos falando de soluções para gestão de recursos humanos, contabilidade, vendas, marketing, produção, estoque. Enfim, tudo o que deve ser controlado é dividido em módulos, que interagem entre si.

Mas quais são, de fato, os benefícios de implementar um ERP na empresa? Abaixo, confira seis vantagens do ERP:

1. Economia de tempo                                    

Um dos principais benefícios do ERP é a economia de tempo que ele gera para a empresa.

Isso porque os processos burocráticos ficam mais organizados e automatizados, proporcionando mais agilidade para os profissionais realizarem suas atividades. A integração de informações em um local único também é um fator importante nesse sentido, já que permite uma fluidez na continuidade dos processos entre os setores.

Com o tempo, o resultado disso é o aumento da produtividade dos funcionários e gestores da empresa, garantindo entrega de serviços conforme os prazos estabelecidos e, consequentemente, mais lucro.

2. Processos padronizados

É importante ressaltar que, com o ERP, os processos ficam padronizados, já que são feitos na mesma plataforma. Desse modo, não é mais necessário dispor de vários softwares na empresa. Todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, tornando as atividades mais dinâmicas e melhorando a comunicação interna.

Veja bem: esse também é um fator que reduz o tempo dos processos e aumenta a produtividade da equipe como um todo.

3. Tomada de decisão assertiva

A integração de dados em uma plataforma também permite que a direção da empresa tome decisões mais assertivas no dia a dia. Por quê? O fato é que, com as informações registradas, é possível criar relatórios atualizados a respeito de cada área da empresa.

As informações permitem que os gestores avaliem indicadores de desempenho a fim de fazer um diagnóstico dos setores e resultados da empresa. Com isso, eles têm base para tomar decisões inteligentes para o empreendimento.

Um reflexo disso é a redução de erros de gestão, já que os líderes podem fazer uma série de avaliações da empresa a partir dos dados.

4. Criação de estratégias

Assim como auxiliam na tomada de decisões no cotidiano empresarial, os dados são importantes para que a liderança possa criar estratégias futuras. Isso porque, como destacamos, a análise das informações permite fazer um mapeamento completo do negócio.

O gestor pode, então, identificar fraquezas, competências e oportunidades da empresa. Isso permite estruturar um planejamento estratégico para conquistar os objetivos do negócio, seja ele alcançar mais consumidores no mercado ou aumentar a produtividade dos funcionários, por exemplo.

5. Mais segurança na informação

Quando falamos em dados da empresa, ter segurança no armazenamento é fundamental. O ERP é uma ótima alternativa para isso, uma vez que deixa toda informação protegida na hora do tráfego entre o computador e o servidor.

Como já mencionamos antes, até mesmo as soluções armazenadas na nuvem já garantem o sigilo dos dados que você registra, devido às novas ferramentas de segurança da informação.

Além disso, você consegue controlar quem tem acesso a determinados dados. Isso porque a ferramenta permite a criação de perfis de usuários, que ganham permissões de acesso. Portanto, na empresa, o gestor que determina quais funcionários poderão acessar informações, de acordo com sua função.

6. Custos operacionais reduzidos

Outro benefício é a redução dos custos operacionais, que são automatizamos com o ERP. Assim, as rotinas da empresa tornam-se mais eficazes e produtivas, o que resulta em um saldo positivo no fim do mês.

Além disso, os funcionários desenvolvem atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade. Assim, podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, capazes de gerar valor ao cliente, e não apenas trabalhar para a manutenção dos processos da empresa.

Como escolher o melhor sistema ERP

Agora você já entendeu o que é um ERP. O próximo passo é encontrar a solução mais adequada para sua empresa.

A resposta pode não ser a mesma para uma loja de bicicletas com dois funcionários e para uma fábrica de sapatos que emprega 5 mil pessoas. Diferentes empresas têm diferentes níveis de complexidade e, portanto, o mesmo sistema de gestão não se aplica a todas elas.

Na hora de escolher o melhor ERP para sua empresa, siga estas recomendações:

Defina suas necessidades

É fundamental que você saiba o que gostaria de controlar e consultar no sistema. Pergunte-se a respeito de quais processos precisam ser automatizados na sua empresa e quais atividades rotineiras precisam ser melhoradas com um sistema.

Entre essas necessidades, destaque as que você considera muito particulares do seu negócio.

Verifique as funcionalidades

Depois de identificar as necessidades do negócio, analise as funcionalidades dos sistemas. É comum que o gestor seja conquistado por soluções que apresentam recursos complexos, mas nem sempre eles serão úteis, de fato, para o cotidiano da empresa.

Por isso, prefira os softwares com funcionalidades adequadas às suas necessidades. Tenha em mente também que o ideal é utilizar o sistema por muitos anos.

Avalie a complexidade da empresa

Se você sequer tem funcionários, ou eles são poucos, um sistema simplificado e na nuvem é perfeito para as suas necessidades.

Mas se a sua empresa cresceu e conta com vários setores, o número de processos a serem controlados e registrados aumenta. Portanto, talvez seja necessária uma solução de maior complexidade.

Considere a facilidade de implantação do sistema

Esse é outro ponto que deve ser avaliado antes de escolher o ERP. Avalie o que será necessário para implantá-lo na empresa, afinal, ele vai impactar diretamente o fluxo de trabalho dos funcionários e as operações da empresa como um todo.

Será preciso, por exemplo, contratar uma empresa para fazer a inserção do software? Os colaboradores deverão passar por um treinamento e capacitação a fim de aprenderem a lidar com o sistema? Essas são questões que você precisa considerar.

A partir desse diagnóstico, procure conhecer cada possibilidade – lembre-se de que também é possível combinar mais de um tipo de ERP. Isso é, inclusive, uma estratégia utilizada pelas empresas líderes de mercado.

Estabeleça o orçamento

Só assim é possível identificar um limite de investimento para o ERP. Isso é útil para quando você for avaliar as opções oferecidas no mercado, analisando quais soluções possuem melhor custo-benefício e estão de acordo com a realidade financeira da empresa.

O custo desse tipo de sistema pode variar bastante. Normalmente, personalizações e customizações da ferramenta são fatores que aumentam o preço.

Aí, tudo depende da necessidade da empresa em recorrer a esses recursos. Faça uma pesquisa e procure as soluções que se encaixam no seu orçamento.

Depois que o sistema for implementado, procure manter atualizados os indicadores de performance, a fim de avaliar se o ERP está trazendo mudanças positivas, ou se apresenta falhas na utilização. Peça um feedback dos funcionários, pois eles observarão na prática a eficiência da ferramenta.

Se o sistema não estiver funcionando da maneira esperada para o seu negócio, não tenha receio de testar novas opções.

Acha que o investimento é desnecessário? Segundo a 29ª Pesquisa Anual do Uso de TI, da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (EAESP), os gastos e investimentos com tecnologia da informação, o que inclui os sistemas ERP, aumentaram para 7,7% da receita das empresas no Brasil no início deste ano, depois de dois anos de estabilização.

Ou seja, estamos falando de uma tendência de mercado, e quem não a acompanhar perderá vantagem competitiva com o tempo.