Foram publicadas, no Diário Oficial da União da última sexta-feira, dia 20, a Instrução Normativa RFB nº 1.816, de 2018, e a Portaria RFB nº 1.087, de 2018, ambas relacionadas ao fornecimento de cópias de documentos em poder da Receita Federal. O objetivo principal dessas normas é padronizar a cobrança pelo fornecimento das cópias a terceiros, estabelecendo valores iguais a serem cobrados por todas as regiões fiscais.

A IN RFB nº 1.816, de 2018, revoga a IN RFB nº 69, de 1987, que tratava do ressarcimento de despesas incorridas na reprodução desses documentos, mas não fixava valores. Isso permitia que cada região fiscal estipulasse o valor a ser cobrado do usuário desse serviço.

Já a Portaria RFB nº 1.087, de 2018, padroniza a cobrança pelo fornecimento das cópias a terceiros, estabelecendo valores iguais a todas as regiões fiscais, na linha da uniformização dos procedimentos adotados pelas unidades de atendimento da Receita Federal.

Assim, o custo da cópia em papel será: 

a) até 10 cópias: sem pagamento; 
b) de 11 a 30 cópias: R$ 10,00; e 
c) acima de 30 cópias: R$ 10,00 + R$ 0,30 por cópias excedentes.

Entretanto, a Portaria traz um rol de situações em que não haverá cobrança, dentre elas, as solicitações de cópias digitais de documentos disponíveis em formato digital, desde que a mídia de gravação seja fornecida pelo interessado.

Ainda, com a evolução tecnológica, os contribuintes com o uso do certificado digital passaram a ter a oportunidade de consultar documentos e processos, e deles obter cópias, diretamente pelo Portal eCAC – ambiente virtual de atendimento da Receita Federal – sem a necessidade de deslocar-se ao atendimento presencial.

Dessa forma, para os contribuintes que têm a obrigatoriedade de uso do certificado digital – pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real, presumido ou arbitrado –, a nova Portaria estabelece que o fornecimento de cópias de processos digitais somente será disponibilizado por meio do Portal e-CAC, independentemente do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).

Essa padronização vai no sentido da transparência e da evolução dos serviços prestados às pessoas físicas e jurídicas, reduzindo custos para o Estado e para os contribuintes.