Desde o início deste ano, as empresas brasileiras estão correndo para se adequar ao eSocial, sistema idealizado por vários órgãos do governo federal para unificar todas as informações prestadas por empregadores a respeito das obrigações acessórias relativas aos seus empregados. É uma lógica parecida ao do Simples, que unifica oito tributos em um único sistema. Essa adequação vem acontecendo por fases, de acordo com o faturamento e o tipo das organizações, e tem deixado muitas dúvidas.

Desde janeiro, o eSocial já está em vigor para as 15 mil grandes empresas do país, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Ainda em julho, as micro e pequenas empresas e os MEIs ganharam mais prazo para fazer isso e agora tem até novembro para começar a cumprir as novas regras. No geral, são cinco fases de adequação pelas quais todas as empresas terão de passar. Numa primeira etapa, é preciso atualizar dados cadastrais tanto da organização quanto dos empregados. Na sequência, será obrigatório o envio de informações como admissões e demissões de funcionários e folhas de pagamento.

Ainda na sexta-feira (31), o governo federal anunciou a prorrogação da primeira fase de agosto para setembro e o adiamento da segunda fase de setembro para outubro. Lembrando que, como já mencionado acima, micro e pequenos empresários, além dos MEIs, terão ainda mais tempo para essas duas fases, até novembro.

A principal medida para as empresas que estão começando a olhar para o sistema deve ser verificar o sistema de gestão já utilizado e observar se ele é compatível com o envio de dados para o eSocial.De forma geral, porém, ainda há muitas dúvidas sobre esse início do processo.

Pensando nisso, a multinacional britânica líder em software de gestão para pequenas e médias empresas, Sage, identificou as principais dúvidas no que diz respeito ao preenchimento dos eventos de entrega para eSocial. Confira, abaixo, essas dúvidas com respostas complementadas também pela reportagem da Gazeta do Povo:

1. Qual é o prazo de implantação do eSocial?

O eSocial está em vigor desde 8 de janeiro para as empresas muito grandes, que faturam acima de R$ 78 milhões. São cerca de 15 mil, no país todo, nesta situação. Para as demais empresas (quase 8 milhões), com exceção de micro, pequenas e MEIs, o eSocial passa a valer em julho de 2018.

A implantação vai ser dividida em cinco fases:

Fase 1: Set/18: Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Out/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Observação: MEIs, micro e pequenas empresas poderão cumprir a primeira e a segunda fases até novembro de 2018.

Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento

Fase 4: Janeiro/19:2. Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada

Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

Órgãos públicos também devem aderir. O prazo para eles começa em janeiro de 2019.

2. Empresas sem movimento precisam entregar o eSocial?

Sim. Entretanto, a situação “Sem Movimento” só ocorrerá quando não houver informação a ser enviada para o grupo de eventos periódicos (S-1200 a S-1280 para a empresa toda).

Neste caso, a companhia enviará o evento S-1299- “Fechamento dos Eventos Periódicos” como sem movimento na primeira competência do ano em que esta situação ocorrer. Caso a situação sem movimento da empresa persista nos anos seguintes, este procedimento deverá ser repetido na competência janeiro de cada ano.

3. Qual modelo de certificado é aceito pelo eSocial?

Os certificados A1 e A3 são aceitos, contudo, o A1 apresenta mais estabilidade para os usuários, já que o A3 necessita de leitura do cartão e da senha em diversos momentos, tornando o processo moroso.

4. Qual é a multa por não entregar o eSocial?

Não há multa expressa pela não entrega do eSocial.

5. Por quais motivos posso ser multado no eSocial?

As multas a serem aplicadas serão as estabelecidas na Consolidação das Leis do Trabalho, na legislação esparsa e na legislação previdenciária. Por exemplo: admissão em atraso, não comunicação de CAT, etc.

6. Empresas do Simples Nacional são obrigadas a preencher o RAT mesmo não utilizando na SEFIP?

Sim. Estas informações são necessárias para cálculo de contribuições, quando devidas, e também para o cadastro dos órgãos de fiscalização. Assim, mesmo as empresas optantes do Simples Nacional com tributação substituída e as empresas imunes de contribuição previdenciária devem identificar o CNAE preponderante, informar a alíquota RAT conforme o CNAE e o FAP publicado pela Secretaria da Previdência Social. Neste caso, a correta informação da classificação tributária impedirá que seja calculada a contribuição previdenciária para acidente de trabalho.

7. É preciso cadastrar o horário contratual para os funcionários que não batem ponto?

Sim. Mesmo que o colaborador não registre ponto, o eSocial precisa saber qual é o seu horário contratual.

8. Qual evento representa o aviso de férias para o eSocial?

Não existe evento referente ao aviso de férias no eSocial. A empresa informa ao sistema o afastamento, justificando a ausência do funcionário na empresa durante esse período.

9. Com o eSocial não será necessário comprar e controlar o livro de registro?

O eSocial irá armazenar todos os dados do funcionário e será o banco de dados utilizado pelos fiscais do trabalho. Entretanto, o livro de registro continuará obrigatório até o Ministério do Trabalho determinar a data a partir da qual o eSocial substituirá tal obrigação.

10. Divergência de nomes podem prejudicar o envio de informações ao eSocial?

Sim, pois uma das premissas para o envio de informações e recolhimento das obrigações por meio do eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador relativo aos trabalhadores a seu serviço. Esses dados são confrontados com a base do eSocial, sendo validados na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e do CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais (data de nascimento, CPF e NIS). Ou seja, uma divergência significativa no nome existente impossibilitará o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, bem como o recolhimento dos valores devidos."