Apesar de o nome do regime tributário para empresas pequenas ser Simples, nem sempre é fácil fazer a gestão financeira de um microempreendimento.

Segundo estudo do Sebrae, 48% dos microempreendedores individuais (MEIs, que faturam até R$ 81 mil ao ano) não têm previsão de gastos e receita para o mês seguinte.

Um erro comum cometido por esse grupo, e que pode levar à inadimplência, é misturar as contas da empresa com as finanças pessoais. Não raro, o empreendedor paga despesas e emergências da família com a receita do negócio ou usa seu crédito para cobrir rombos no caixa da empresa.

“Como empresário, o MEI acaba não tendo acesso a crédito e vira freguês do cheque especial, que tem juros proibitivos. Com isso, vai se contorcendo no dia a dia”, afirma Guilherme Afif Domingos, presidente do Sebrae Nacional.

O primeiro passo para evitar problemas é registrar entradas e saídas. Um vendedor de cachorro-quente, por exemplo, deve computar na lista de gastos o transporte de sua casa até o local onde instala seu carrinho.

“O mais importante é olhar para o seu negócio e ver tudo o que precisa gastar para prestar aquele serviço ou vender determinado produto”, diz Rodrigo Salem, sócio-fundador da plataforma MEI Fácil.

De acordo com a pesquisa do Sebrae, que ouviu mil empreendedores em todo o país, metade dos entrevistados registra os gastos em papel. 

Não há problema em usar esse método, mas é preciso ter disciplina para organizar tudo, incluindo itens do estoque, como qualidade, preço, data da compra e validade dos produtos, explica José Faria Júnior, planejador financeiro certificado pela Planejar (Associação Brasileira de Planejadores Financeiros).

O hábito faz parte da rotina da confeiteira paulistana Simone Wroblewski Rodrigues, 41, que optou por informatizar os registros. Todas as entradas e saídas de sua loja são controladas numa planilha de Excel, com apoio da irmã e sócia, a contadora Viviane Wroblewski Rodrigues, 33.

Antes de inaugurar a Doces Leju, em março, com investimento inicial de R$ 20 mil, Simone já vendia bolos, doces e salgados. Misturava, porém, o dinheiro das vendas com despesas domésticas. 

“Não sabia nem quanto ganhava. Só anotava os pedidos das pessoas, valores e datas de entrega. Além disso, ao comprar algo para uma encomenda, incluía compras da casa”.

Hoje, além de controlar o fluxo de caixa, ela se reúne uma vez por mês com a irmã para apurar faturamento, volume de despesas e investimentos. Simone fatura em média R$ 4.800 por mês.

Separar gastos pessoais das despesas de seu salão de beleza, em Taboão da Serra, São Paulo, também é um dos desafios para a cabeleireira Julyana Carvalho dos Santos, 29. Mas ela não deixa de anotar os valores dos serviços prestados a cada cliente.

“Sei tudo o que entra e, no começo da semana, passo para uma planilha no Excel para saber os valores, e se foram pagos em cartão ou dinheiro. Também faço controle manual dos pagamentos de fornecedores e boletos”, diz.

Há três anos com o salão próprio, Julyana começou o negócio com ajuda de familiares. Em breve, o local oferecerá o serviço de micropigmentação de sobrancelhas.

O espaço está sendo montado a partir de um empréstimo aprovado pelo programa Juro Zero Empreendedor, do Sebrae-SP e da agência de fomento Desenvolve SP. Com o novo serviço, a intenção é conquistar clientes e crescer. Hoje, Julyana alcança uma receita média de R$ 5.000 por mês.

Já Hamilton Luis De Souza, 40, que trabalhou por 16 anos como pintor, encontrou no comércio de roupas uma oportunidade de empreender após um problema de saúde. No começo, há dois anos, o paulistano vendia muito “fiado”, operação ainda aceita por 42% dos MEIs ouvidos pelo Sebrae. “Antes, misturava tudo e virava uma bola de neve. Pagava contas pessoais e esquecia de repor o estoque”, diz.

Agora, Hamilton faz anotações diárias no papel. No computador, separa entradas e saídas e faz previsão de gastos.

O controle de gastos deve prever também os impostos, pagos mensalmente via carnê DAS, impresso no Portal do Empreendedor.

Esse tipo de empreendedor não é obrigado a ter contador. Ainda assim, deve registrar todo mês o valor total das receitas em um formulário simplificado, conforme modelo disponível no Portal do Empreendedor. Também é preciso informar à Receita quanto faturou no ano por meio da declaração anual.