Os titulares de certificados digitais, tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas, precisam ter atenção à data de expiração, uma vez que a ferramenta tem data de validade e, por isso, é preciso renová-la.

A certificação digital para pessoa física – e-CPF tem validade de um ano; enquanto os dispositivos direcionados para empresas – e-CNPJ têm validade três anos.

Para as empresas, em especial, o certificado digital é muito importante. Suas principais utilizações são: assinar e enviar documentos por meio da internet; transmitir declarações para os fiscos das três esferas de poder; subscritar Nota Fiscal Eletrônica – NFe, Conhecimento de Transporte Eletrônico – CTe e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDFe; realizar transações bancárias; assinar escriturações contábeis e fiscais; e logar-se em sites.

O certificado digital é obrigatório para todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido, tudo porque elas são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica – NF-e . Ou seja: todo mundo que expede nota, nas operações de venda de mercadorias que têm à incidência do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços – ICMS, está obrigado a se certificar. Ponto final!

O Portal Dedução lembra que a maioria das declarações pleiteadas pela Receita Federal do Brasil – RFB para as empresas tanto do Lucro Real quanto do Presumido exigem a certificação. E as empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem mais de três empregados também têm que ter a ferramenta.

Sem certificado

Sem o Certificado, as empresas ficam impedidas de transmitir ao governo as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Uma pessoa jurídica enquadrada no Simples Nacional, por exemplo, não tem estará habilitada para enviar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social – Gfip, nem o eSocial, ficando sujeita a multas.

Até os microempreendedores individuais que emitem notas fiscais eletrônicas de alguns Estados e não estiverem devidamente certificados, terão problemas na hora de despachar as suas mercadorias, principalmente se as vendas forem feitas para empresas ou pela internet.

Outra inconveniência para a empresa que não estiver devidamente certificada é a inviabilidade de remeter as declarações das obrigações acessórias e, portanto, não cumprindo com os devidos pagamentos de impostos. E, neste caso, a multa é de 20% do imposto que não for declarado, sendo o valor de, no mínimo, R$ 500.

No caso do lançamento de NF-e, a multa é sobreposta sobre o comprador, o que torna o processo de negociações de mercadorias bem dificultoso para o estabelecimento.